Multe probleme contabile ale firmelor mici nu vin din legislatia complicata, ci din obiceiuri simple, dar gresite. Vestea buna e ca aproape toate pot fi evitate. Iata cele mai frecvente greseli si cum sa le previi.

1. Amestecarea banilor personali cu ai firmei

Este greseala numarul unu. Cand platesti cumparaturi personale din contul firmei sau, invers, acoperi cheltuieli ale firmei din buzunarul propriu fara sa documentezi, evidenta devine neclara. Nu mai stii cat castiga cu adevarat afacerea si ingreunezi munca contabilului.

Solutie: tine conturi separate si foloseste banii firmei doar pentru firma. Cand chiar e nevoie de un transfer, fa-l documentat.

2. Documente lipsa sau pierdute

Un bon uitat in masina, o factura nedescarcata, un contract ratacit - toate inseamna cheltuieli pe care poate nu le mai poti justifica. In timp, sumele se aduna.

Solutie: creeaza-ti obiceiul de a aduna si digitaliza documentele imediat. Un dosar clar, pe luni, face minuni.

3. Trimiterea documentelor in ultima clipa

Cand contabilul primeste totul cu o zi inainte de termen, cresc sansele de erori si scad sansele de a corecta ceva la timp.

Solutie: stabileste o data lunara fixa pentru predarea documentelor si respect-o.

4. Deciziile luate fara sa intrebi contabilul

Semnezi un contract mare, cumperi un echipament scump, incepi o activitate noua sau angajezi pe cineva - si abia apoi afli implicatiile. Uneori, o discutie de cinci minute inainte ti-ar fi economisit bani si complicatii.

Solutie: trateaza contabilul ca pe un consultant, nu doar ca pe cineva care depune declaratii. Intreaba inainte de deciziile importante.

5. Ignorarea termenelor

Termenele de depunere si de plata nu asteapta. Intarzierile pot aduce penalitati care se puteau evita usor.

Solutie: cere-i contabilului un calendar al obligatiilor si seteaza-ti memento-uri.

6. Confuzia dintre profit si bani in cont

Multi antreprenori cred ca banii din contul firmei sunt profitul lor. In realitate, o parte sunt destinati taxelor, furnizorilor sau altor obligatii. Cheltuirea lor ca si cum ar fi profit duce la surprize neplacute.

Solutie: uita-te periodic, impreuna cu contabilul, la situatia reala - nu doar la soldul din banca.

7. Subestimarea contabilitatii ca instrument

Contabilitatea nu e doar o obligatie legala. Cifrele bine tinute iti arata ce produse aduc bani, unde pierzi si cand poti investi. Firmele care isi citesc cifrele iau decizii mai bune.

Solutie: cere rapoarte simple, pe intelesul tau, si discuta-le lunar.

8. Contracte doar pe cuvant

Intelegerile verbale par comode, dar cand apare o neintelegere nu ai pe ce te baza. Lipsa unui contract scris ingreuneaza si inregistrarea corecta a veniturilor si cheltuielilor.

Solutie: pune pe hartie relatiile importante cu clienti si furnizori si trimite-le contabilului.

9. Necunoasterea propriilor obligatii

Multi antreprenori nu stiu exact ce declaratii se depun pentru firma lor si cand. Delegi complet catre contabil, ceea ce e normal, dar e bine sa intelegi macar la nivel general ce se intampla, ca sa poti pune intrebari.

Solutie: cere-i contabilului o lista simpla a obligatiilor firmei tale, ca sa ai o imagine de ansamblu.

Cum recuperezi daca ai facut deja greseli

Daca te regasesti in unele dintre situatiile de mai sus, nu intra in panica. Incepe cu ordinea in documente, deschide conturi separate daca inca nu ai si stabileste o rutina lunara cu contabilul. Cele mai multe probleme se corecteaza in timp, atata vreme cat schimbi obiceiurile de la baza.

Un principiu simplu

Daca ar fi sa retii un singur lucru din tot articolul: contabilul nu este doar cel care depune declaratii, ci un partener care te poate feri de greseli costisitoare. Foloseste-l ca atare, intreaba ori de cate ori nu esti sigur si trateaza contabilitatea ca pe o sursa de informatii pentru deciziile tale, nu doar ca pe o obligatie.

Concluzie

Aproape toate greselile de mai sus se rezuma la doua principii: tine ordine in documente si comunica din timp cu contabilul. Respectand aceste doua reguli, eviti majoritatea problemelor si castigi liniste.

Vrei un contabil care sa te avertizeze la timp, nu dupa? Gaseste un contabil in zona ta.