Relatia cu contabilul functioneaza cel mai bine cand acesta primeste la timp toate documentele de care are nevoie. Multe intarzieri si erori pornesc de la hartii lipsa sau trimise prea tarziu. Iata lista practica a ceea ce ar trebui sa-i predai luna de luna si cateva obiceiuri care iti usureaza viata.

1. Facturile emise

Toate facturile pe care le-ai emis catre clienti in luna respectiva, indiferent daca au fost incasate sau nu. Contabilul le foloseste pentru a stabili veniturile si obligatiile fiscale. Include si eventualele facturi de corectie sau storno.

2. Facturile primite

Facturile de la furnizori - marfa, servicii, utilitati, chirie, abonamente. Acestea reprezinta cheltuielile firmei si, corect inregistrate, reduc baza de impozitare acolo unde legea permite. Pastreaza-le pe toate, chiar si pe cele mici.

3. Extrasele de cont

Extrasele bancare pentru toate conturile firmei, pe intreaga luna. Ele arata incasarile si platile reale si permit contabilului sa verifice ca evidenta se potriveste cu miscarile din banca. Daca folosesti mai multe banci sau un procesator de plati, trimite extrase de la toate.

4. Bonuri si chitante

Bonurile fiscale si chitantele pentru cheltuielile platite in numerar - combustibil, protocol, consumabile, mici achizitii. Pentru ca un bon sa poata fi luat in calcul, uneori are nevoie de informatii suplimentare; intreaba-ti contabilul ce accepta si in ce conditii.

5. Documente de casa si deconturi

Daca firma lucreaza cu numerar, registrul de casa si deconturile de cheltuieli (mai ales pentru deplasari) sunt esentiale. Un decont clar, cu documente justificative atasate, evita discutiile si intarzierile.

6. Contracte si documente noi

Orice contract nou - cu clienti, furnizori, chirie, leasing, credite - trebuie sa ajunga la contabil. La fel, modificarile contractuale importante. Ele influenteaza modul in care sunt inregistrate veniturile si cheltuielile.

7. Documente de personal

Daca ai angajati, contabilul are nevoie de pontaje, concedii, certificate medicale si orice modificare (angajari, plecari, schimbari de salariu). Aceste informatii stau la baza statelor de plata si a declaratiilor lunare.

8. Documente pentru marfa si stocuri

Daca vinzi produse, avizele, documentele de receptie si cele de inventar ajuta la tinerea corecta a stocurilor. O evidenta buna a stocului iti arata clar ce ai pe raft si cat valoreaza.

Cum organizezi documentele

Nu conteaza doar sa aduni documentele, ci si cum le tii. Cateva obiceiuri simple ajuta enorm:

  • foloseste un folder pentru fiecare luna, cu subfoldere pentru facturi emise, facturi primite si extrase;
  • denumeste fisierele clar (data si furnizorul), ca sa le gasesti usor;
  • pastreaza o copie digitala, chiar daca ai si originalul pe hartie;
  • verifica, la finalul lunii, ca ai toate extrasele si ca nu lipseste nimic.

Cateva reguli care fac diferenta

  • Trimite la timp. Stabileste cu contabilul o data lunara si respect-o. Documentele de ultim moment cresc riscul de erori.
  • Nu arunca nimic. Chiar daca nu esti sigur ca un document conteaza, pastreaza-l si intreaba.
  • Nu amesteca personalul cu firma. Cheltuielile personale platite din contul firmei creeaza confuzie si probleme.

Ce se intampla cand lipsesc documente

Un document lipsa nu inseamna doar un gol in evidenta. Poate insemna o cheltuiala pe care nu o poti justifica, o factura neinregistrata sau o nepotrivire intre banca si contabilitate. In timp, aceste mici lipsuri se transforma in bataie de cap la raportari sau la un eventual control. Cu cat aduni mai disciplinat, cu atat ai mai putine surprize.

Un obicei, nu o corvoada

Predarea documentelor pare o corvoada abia cand se aduna totul la final de luna. Facuta putin cate putin, chiar saptamanal, devine un obicei simplu care iti tine afacerea in ordine si te scapa de goana din ultima zi. Un plic sau un folder digital in care pui imediat fiecare document face cat o zi intreaga de cautari mai tarziu.

Concluzie

O luna cu documente complete si predate la timp inseamna raportari corecte, mai putin stres si o imagine clara asupra afacerii tale. Transforma predarea documentelor intr-o rutina lunara si vei simti diferenta.

Vrei un contabil care sa-ti spuna exact de ce are nevoie in fiecare luna? Gaseste un contabil in zona ta.