Angajarea primului salariat este un pas important pentru orice afacere - si vine cu obligatii contabile si legale pe care e bine sa le cunosti din timp. Iata fluxul, pas cu pas, ca sa stii la ce sa te astepti.
1. Contractul individual de munca
Totul incepe cu un contract individual de munca in forma scrisa, semnat inainte ca persoana sa inceapa lucrul. Contractul stabileste postul, atributiile, timpul de lucru, salariul si celelalte conditii. Este documentul de baza al relatiei de munca.
2. Inregistrarea in registrul salariatilor
Inainte de prima zi de lucru a angajatului, datele contractului trebuie inregistrate in registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal) si transmise electronic autoritatilor. Este o obligatie stricta legata de momentul inceperii activitatii - de aceea nu se lasa pe ultima clipa.
3. Formalitatile premergatoare
Inainte de angajare exista, de regula, si alte formalitati, precum:
- examenul de medicina muncii, care confirma ca persoana este apta pentru post;
- instructajul de securitate si sanatate in munca;
- informarea privind regulamentul intern si atributiile postului (fisa postului).
Acesti pasi protejeaza atat angajatul, cat si firma.
4. Statele de plata
Lunar, firma calculeaza si intocmeste statul de plata, care arata salariul, retinerile si sumele de plata. Din salariul brut se retin contributiile si impozitul stabilite de lege, rezultand salariul net pe care il primeste angajatul. Diferenta dintre brut si net, precum si costul total pentru angajator, sunt aspecte pe care contabilul ti le explica clar.
5. Declaratiile catre stat
Sumele legate de salarii se declara periodic catre autoritati, printr-o declaratie specifica de contributii si impozit pe veniturile din salarii. Termenele de depunere si de plata sunt stabilite prin lege si trebuie respectate pentru a evita penalitatile.
6. Obligatiile continue
Odata ce ai un angajat, apar responsabilitati recurente:
- pontajul si evidenta timpului de lucru;
- gestionarea concediilor si a certificatelor medicale;
- actualizarea registrului la orice modificare (salariu, functie, incetare);
- respectarea regulilor de securitate a muncii.
Contract de munca sau alta forma de colaborare?
Nu orice colaborare este un contract de munca. Exista si alte forme legale de a lucra cu cineva, potrivite unor situatii diferite. Alegerea gresita a formei poate crea probleme, mai ales daca relatia arata, in fapt, ca un raport de munca. Cand ai dubii, cere-i contabilului sau unui specialist sa te ajute sa alegi forma corecta pentru situatia ta.
Ce e bine sa retii
- Ordinea conteaza. O parte din formalitati (contract, registru, medicina muncii) trebuie facute inainte de prima zi de lucru.
- Cotele se schimba. Nivelul contributiilor si al impozitului pe salarii este stabilit prin lege si poate fi modificat - cere-i contabilului valorile actuale.
- Costul real e mai mare decat salariul net. Ia in calcul intregul cost al angajatului atunci cand planifici.
- Nu lasa nimic pe ultima clipa. Formalitatile facute in graba duc la greseli.
Rolul contabilului
Un contabil bun preia partea grea: intocmeste statele de plata, depune declaratiile la timp, te tine la curent cu obligatiile si te avertizeaza asupra termenelor. Practic, tu te concentrezi pe echipa si pe afacere, iar el se ocupa de conformitate.
Planifica din timp
Prima angajare nu ar trebui facuta pe graba. Vorbeste cu contabilul inainte de a face oferta de angajare, ca sa intelegi costul total si pasii necesari. Asa eviti situatia in care ai gasit persoana potrivita, dar nu ai pregatit formalitatile la timp. O planificare de cateva zile face diferenta intre o angajare linistita si una plina de stres.
Concluzie
Primul angajat inseamna un contract corect, inregistrarea la timp in registru, formalitatile premergatoare, state de plata lunare si declaratii catre stat. Cu procesul asezat de la inceput si cu un contabil alaturi, angajarea devine un pas de crestere, nu o sursa de stres.
Pregatesti prima angajare? Gaseste un contabil in zona ta care sa te ghideze prin tot procesul.
